Wij zoeken een uitvoerende partij voor de overkoepelende organisatie

Sinds 2016 vindt in de maand april de Museumnacht plaats. In 2025 vindt de 9e Museumnacht op vrijdag 11 april plaats. Museumnacht wil een zo breed mogelijk – en vooral jong - publiek kennis laten maken met culturele rijkdom van Maastricht. Tijdens Museumnacht bundelen 14 musea en presentatie-instellingen hun krachten en laten bezoekers via een avondvullend programma genieten van de professionele kunst en cultuur in de stad. Door de samenwerking intensiveren we de cross-over samenwerking van cultuurinstellingen in de stad. We zien de bezoekerscijfers elk jaar toenemen, van zo’n 3.000 in het eerste jaar (2016) tot uitverkochte Museumnacht met zo’n 6.300 bezoekers in 2024. Voor 2025 is het maximaal bezoekers bepaald op 6.500.

Meewerkend bestuur

Het bestuur van Museumnacht Maastricht bestaat uit vijf personen, vier mensen uit de deelnemende instellingen en een onafhankelijk voorzitter: Het bestuur is een zogenaamd meewerkend bestuur. Ze bepaalt het thema voor het jaar, zorgt voor de fondsenwerving, financiën, de verzekering etc. De organisatie van de Museumnacht zelf wordt door het bestuur uitbesteed aan een uitvoerende partij.

Uitvoerende partij

De uitvoerende partij is verantwoordelijk voor de praktische en overkoepelende organisatie, productie, marketing en communicatie, uitvoering en budgetbewaking van Museumnacht Maastricht binnen de afgegeven begroting. De uitvoerende partij ‘regisseert’ de totale Museumnacht inclusief de marketing en communicatie en is in die zin eindverantwoordelijk voor het succes van de totaalorganisatie. Deze partij is het kloppend hart in de hele periode die start bij de aankondiging in oktober t/m de presentatie evaluatie en afhandeling in mei. Piek van de werkzaamheden ligt in de maanden januari t/m april. De organisatie werkt met een taakstellend productiebudget en doet ook de budgetbewaking. De organisatie geeft voor opdrachtverstrekking een heldere calculatie van uren af en neemt de opdracht vervolgens taakstellend aan.

Taken organiserende partij

• Eerste aanspreekpunt voor en contacten onderhouden met de deelnemende culturele organisaties gedurende de hele periode.
• Voorafgaand aan Museumnacht plannen en organiseren van de pitches door de deelnemende culturele partijen en de gezamenlijke kick-off
• Verzorgen van de totale communicatie rondom Museumnacht, waaronder teksten (veelal in NL en EN), sociale media,  driehoeksborden, advertenties etc
• Plannen van de communicatie en aansturen van de productie van communicatiemiddelen die door Zuiderlicht gemaakt worden ( programmabrochure, website, pers- en teampasjes, posters, uitnodigingen, banners, advertenties, t-shirts, flyers, polsbandjes, evaluatie, busroutebordjes, persberichten etc.) en zorgen dat die over de instellingen verdeeld worden.
• Aansturen van de ticketing en zorgen voor de instructie aan alle instellingen. 
• Coördineren en briefen van de vrijwilligers. Zorgen voor correcte afhandeling.
• Aanspreekpunt voor Maastricht Running Tours.
• Contacten met Arriva in het kader van de routing van de Arriva-Museumnacht bussen en zorgdragen voor performances per bus
• Verantwoordelijk voor de volledige organisatie tijdens de Museumnacht zelf: continue bereikbaarheid voor de deelnemende organisaties
• Ervoor zorgen dat de avond vastgelegd wordt in zowel fotografie als video.
• Ervoor zorgen dat er representatieve enquêtes worden afgenomen op de avond zelf. 
• Waar nodig zorgen voor de festivalvergunning.
• Ervoor zorgen dat alle gebouwen van deelnemende instellingen worden aangelicht.
• Na afloop van Museumnacht verantwoordelijk voor evaluatie en aftermovie net als het opleveren van een representatief evaluatierapport voor de betreffende editie.

Tijdsinvestering

Ervaring leert dat het organiseren en realiseren van Museumnacht zo’n 300 tot 400 uren vraagt. Er is een taakstellend budget voor marketing, communicatie en benodigde middelen.

Voorwaarden

We zoeken een kundige, ervaren uitvoerende partij met kennis van de culturele infrastructuur in Maastricht. Ruime ervaring met het organiseren van een (stads)breed evenement is nodig.

 

Interesse?

Past deze opdracht helemaal bij jouw organisatie? Stel je dan aan ons voor op een manier die bij jou past en ons overtuigt dat jij de juiste samenwerkingspartner voor ons bent om Museumnacht 2025 tot een doorslaand succes te maken.

Reageer voor 28 augustus

Reacties zien we graag tegemoet via info@museumnachtmaastricht.nl voor 28 augustus. In de eerste week van september plannen we ruimte in voor een aantal pitches, op basis waarvan we een keuze zullen maken. Vanaf 1 oktober kun je dan aan de slag.